Các chức năng cơ bản
Thiết lập thông số chấm công
- Định nghĩa ca làm việc: thời gian làm việc, thời gian
nghỉ giữa ca, số giờ công / ngày công qui định, thông số để xác định ca dựa trên
giờ vào / ra…
- Định nghĩa các loại nghỉ: nghỉ có bị trừ lương và phụ
cấp hay không, trị giá bị trừ nếu có, có phải là loại nghỉ phép, nghỉ hưởng BHXH
không ?
- Khai báo chỉ tiêu phép năm: UnionHRMS cho phép khai
báo nhiều loại nghỉ phép khác nhau, và mỗi loại nghỉ phép lại có nhiều chỉ tiêu
khác nhau về số ngày tiêu chuẩn, số năm được chuyển phép, các mức số năm phục vụ
và số ngày phép tương ứng
- Định nghĩa loại làm ngoài giờ và ca đêm: khai báo các
thông tin để chương trình tự động tính ra thời gian làm ngoài giờ / ca đêm và các
thông số để tính ra thu nhập từ làm ngoài giờ / ca đêm khi thực hiện tính lương
Quản lý lịch làm việc / phân ca
Lịch làm việc / phân ca là cơ sở của phương pháp chấm công tự động. UnionHRMS cho
phép khai báo lịch làm việc cũng như phân ca rất linh hoạt nhằm đáp ứng cho nhiều
doanh nghiệp có các quy định chấm công khác nhau. Đơn vị có thể chọn lịch làm việc
/ phân ca ở mức tổng quát là các lịch làm việc theo chu kỳ đến mức chi tiết hơn
là phân ca hàng ngày cho nhóm hoặc đến mức chi tiết nhất là phân ca hàng ngày cho
từng nhân viên. Cơ chế tự động xác lập độ ưu tiên của phân ca dựa trên mức độ chi
tiết của dữ liệu giúp đơn vị có bảng phân ca chính xác với khối lương dữ liệu nhập
ít nhất. Ngoài ra UnionHRMS còn hỗ trợ nhập thông tin phân ca từ file Excel để giúp
việc nhập liệu được nhanh chóng và chính xác.
Quản lý lịch làm việc / phân ca
Lịch làm việc / phân ca là cơ sở của phương pháp chấm công tự động. UnionHRMS cho
phép khai báo lịch làm việc cũng như phân ca rất linh hoạt nhằm đáp ứng cho nhiều
doanh nghiệp có các quy định chấm công khác nhau. Đơn vị có thể chọn lịch làm việc
/ phân ca ở mức tổng quát là các lịch làm việc theo chu kỳ đến mức chi tiết hơn
là phân ca hàng ngày cho nhóm hoặc đến mức chi tiết nhất là phân ca hàng ngày cho
từng nhân viên. Cơ chế tự động xác lập độ ưu tiên của phân ca dựa trên mức độ chi
tiết của dữ liệu giúp đơn vị có bảng phân ca chính xác với khối lương dữ liệu nhập
ít nhất. Ngoài ra UnionHRMS còn hỗ trợ nhập thông tin phân ca từ file Excel để giúp
việc nhập liệu được nhanh chóng và chính xác.
Quản lý dữ liệu Vào / Ra – Hiện diện hàng ngày
UnionHRMS hỗ trợ đọc dữ liệu Vào / Ra từ nhiều loại máy chấm công sử dụng thẻ mã
vạch, thẻ từ, hoặc thẻ cảm ứng. Các thuật toán xử lý thông minh giúp chương trình
có thể sử dụng được dữ liệu từ những loại máy chấm công đơn giản nhất (chỉ cần thông
tin mã số thẻ và ngày giờ ghi thẻ). Từ dữ liệu Vào / Ra và hiện diện hàng ngày,
chương trình có thể xử lý tiếp để tính ra các dữ liệu ngày nghỉ, thời gian vào trễ
/ về sớm, dữ liệu làm ngoài giờ và ca đêm của nhân viên một cách chính xác.
Ghi nhận ngày nghỉ
Ghi nhận thông tin về các lần / các ngày nghỉ của nhân viên: ngày nghỉ, số giờ /
ngày nghỉ, lý do nghỉ, loại hình nghỉ, có bị trừ lương hay không v.v... Chỉnh sửa,
cập nhật hoặc xóa những thông tin ngày nghỉ đã ghi nhận. Dữ liệu ngày nghỉ có thể
do chương trình tạo ra từ phần xử lý dữ liệu hiện diện của nhân viên hoặc được nhập
bằng tay.
Ghi nhận làm ngoài giờ
Ghi nhận thông tin làm ngoài giờ của nhân viên: loại làm ngoài giờ, ngày làm thêm,
số giờ và thời điểm bắt đầu / chấm dứt, có được tính thu nhập hay không v.v... Cũng
như dữ liệu ngày nghỉ, dữ liệu làm ngoài giờ có thể do chương trình tạo ra từ phần
xử lý dữ liệu hiện diện của nhân viên hoặc được nhập bằng tay.
Ghi nhận làm ca đêm
Cũng như công tác ghi nhận làm ngoài giờ, các nhân viên làm ca đêm đều được ghi
nhận với nhiều thông tin chi tiết: ngày làm ngoài giờ, thời gian, số giờ làm, có
được tính thu nhập hay không. Dữ liệu làm ngoài giờ có thể do chương trình tạo ra
từ phần xử lý dữ liệu hiện diện của nhân viên hoặc được nhập bằng tay.
Chấm công theo sản phẩm
UnionHRMS hỗ trợ phương pháp chấm công và tính lương khoán theo sản phẩm. Doanh
nghiệp có thể chủ động định nghĩa nhiều loại sản phẩm khoán với mức tiền công thay
đổi theo số lượng sản phẩm hoàn thành với tùy chọn có lũy tiến hay không lũy tiến.
Chấm công theo doanh thu
Đối với các nhân viên kinh doanh - bán hàng nhận lương theo doanh thu, UnionHRMS
hỗ trợ phương pháp chấm công và tính lương theo doanh thu thực tế của các nhân viên
đó. Mỗi loại doanh thu sẽ có mức tiền công khác nhau, thay đổi tùy theo doanh thu
thực tế đạt được với tùy chọn có lũy tiến hay không lũy tiến.
Quản lý chỉ tiêu phép năm
Các chỉ tiêu phép năm và cân đối số ngày phép của nhân viên được quản một cách hoàn
toàn tự động trong UnionHRMS. Căn cứ trên các thông tin định nghĩa chỉ tiêu của
loại nghỉ phép, loại hưởng phép của nhân viên và số ngày phép mà nhân viên đã thực
nghỉ, UnionHRMS sẽ tính ra các giá trị số ngày phép được hưởng, số ngày đã nghỉ
và số ngày phép còn lại của nhân viên tại bất kỳ thời điểm nào
Báo cáo chấm công
Phân hệ chấm công cung cấp cho người dùng hơn mười loại báo cáo tổng hợp và chi
tiết. Với các báo cáo này, người dùng có thể thay đổi các điều kiện lọc dữ liệu
để xem báo cáo của bất kỳ giai đoạn cũng như bất kỳ phòng ban, bộ phận nào. Dưới
đây là các loại báo cáo được cung cấp bởi phân hệ Quản lý chấm công:
- Báo cáo hiện diện hàng ngày
- Báo cáo ngày nghỉ
- Báo cáo chấm công hàng ngày
- Báo cáo tình hình làm ngoài giờ và thống kê làm ngoài giờ
- Báo cáo tình hình làm ca đêm
- Báo cáo phân ca
- Báo cáo chấm công tháng
- Giám sát việc nghỉ của nhân viên
- Báo vào trễ / ra sớm
- Báo cáo năng suất sản phẩm
- Báo cáo doanh thu
- Báo cáo chỉ tiêu ngày phép...
Để biết thêm về các loại báo cáo, hãy xem phần giới thiệu chi tiết về Phân hệ Báo
cáo.